Program de evidență

Producere, comerț, depozite

Pentru orice organizație

Finanțe

Medicină

Industria frumuseții

Sport și odihnă

Poligrafie și publicitate

Transport și logistică

Curățătorie, spălătorie, curățenie

Reparații, construcții și imobile

Alimentație

Servicii publice

Documente

Programe la comandă

Programul de evidență este un program de automatizare complexă, care oferă posibilități extinse de administrare a afacerii în baza noilor standarde și care reglementează ordinea desfășurării procedurilor interne de evidență a tuturor activităților companiei. Din momentul instalării acestuia, care apropo, nu necesită super-condiții, multe procese de lucru vor fi automatizate, respectiv se vor derula fără participarea personalului, cae va avea astfel timp pentru alte activități.

Programul de evidență este propus spre implemntare de compania „Sistem Universal de Evidență” (USU), un cunoscut dezvoltator de produse software specializate, și garantează ajustarea software-ului în funcție de specificul activității clientului și ținând cont de preferințele acestuia.

Programul de evidență este un sistem informațional funcțional, în care se concetrează descrierea completă a activității companiei – de la proprietatea acesteia, finanțe, angajați, produse, până la clienți, vânzări, profituri. Toată informația este structurată în trei blocuri de evidență – primul este dedicat activelor companiei, al doilea – activității curente, iar al treilea – analizei activității curente.

Programul de evidență administrează baza de clienți, baza de bunuri/lucrări/servicii, baza de furnizori și contractanți, dispune de o bază de date pe sectoare industriale, care conține metodologii oficiale, acte normativ-legislative, regulamente legislative, regulamente tehice etc.

Programul de evidență efectuează independent toate calculele, utilizând metodologiile de calcul din baza de date integrată și, prin urmare, garantează actualitatea acestora și, de asemenea, asigură exactitatea lor, deoarece participarea angajaților la aceste procese este exclusă definitiv.

Programul de evidență oferă forme electronice special dezvoltate – pentru administrarea raportării obligatorii, ferstre de înregistrare – pentru introducerea operativă a informației, registre, borderouri – pentru reglementarea ordinii lucrărilor și termenilor de executare a acestora.

Programul de evidență dispune de o bază de formulare pentru a fi utilizate conform scopurilor propuse la elaborarea documentației financiare, scrisorilor, cererilor,facturilor, contractelor etc. Formularele pot fi elaborate în stil corporativ, plasând în antet rechizitele, contactele și logo-ul companiei. Totodată, Programul de evidență completează independent toate documentele, utilizând propriile date, acumulate în timpul activității în bazele de date, și, ca și în cazul calculelor, garantează exactitatea și conformitatea cu toți parametrii sistemului informațional. Aceasta este funcția de autocompletare.

Programul de evidență dispune de o bază integrată de șabloane de text pentru utilizarea la transmiterea lor în masă sau personalizat către clienți. Expedierea se realizează direct din baza de date a clienților și este reprezentată de astfel de formate de comunicare electronică ca sms, e-mail, Viber. Există și opțiunea mesageriei vocale, care de asemenea se utilizează activ pentru notificarea operativă a clienților. Scopul mesajelor poate fi divers – de la o invitație la o prezentare, până la un anunț despre o lichidare de stoc.

Programul de evidență interacționează productiv cu echipamentele moderne, utilizate în magazine și depozite, printre care pot fi evidențiate imprimanta pentru cecuri, imprimanta pentru prețuri, terminalul de colectare a datelor (TCD), cântarul electronic și imprimanta fiscală.

Integrarea Programului de evidență cu TCD facilitează efectuarea auditurilor și inventarierilor în regim accelerat, oferind mobilitate lucrătorilor depozitului și operativitate în ajustarea datelor de la contabilitate. Și camerele de depozitare pot fi prevăzute cu un cod de bare unic, ceea ce va permite identificare imediată în depozit a produsului dorit, deoarece în baza de date a produselor este indicat codul de bare atât a produsului, cât și a camerei de depozitare, dacă compania utilizează acest tip de indentificare.

Programul de evidență notează vânzările și înregistrează tranzacția într-o fereastră specială a vânzătorului cu descrierea completă a tuturor componentelor – client, vânzători, produs, sumă. Totodată, produsul se rezervează automat la depozit și este scos de la balanța companiei, iar la istoricul relașiei cu clientul se adaugă un nou „coș”, deoarece toate cumpărăturile clienților se păstrează în baza de date a clienților.

Pentru a atrage și menține clienți, Programul de evidență poate implemnta un program de loialitate, potrivit căruia, o parte din plata pentru următoarea achiziție va fi concentrată pe contul personal al clientului, iar la cumpărarea ulterioară, scoasă drept bonus ca parte a prețului cumpărăturii.

Programul de evidență oferă angajaților posibilitatea de ași planifica activitatea, înregistrând sarcinile, stabilite de conducător sau atribuite de sistemul informațional. Executarea fiecărei sarcini este marcată de angajat printr-un steguleț, iar conducătorul primește o notificare și decide dacă acceptă sau nu lucrul efectuat.

Programul de evidență dispune de un sistem de notificare integrat, care expediază notificări despre finisarea activității în format de mesaje pop-up. Dacă faceți click pe un astfel de mesaj, fișierul în cauză se va deschide imediat. Astfel de modificări facilitează legătura operativă dintre angajați și accelerează procesele de lucru, sporin productivitatea acestora. Pe măsură ce produsele, materia primă, consumabilele se epuizează, persoana responsabilă primește notificări similare.

Programele noastre dispun de o gamă largă de posibilități:

• Programul oferă angajaților drepturi de acces diferite – în strictă conformitate cu domeniul lor de responsabilitate, oferind fiecăruia un login personal, care îi protejează parola;
• Programul oferă conducerii companiei acces deplin la suportul informațional pentru controlul executării și veridicității datelor introduse de angajați;
• Programul permite tuturor specialiștilor să-și desfășoare activitatea simultan fără conflicte la salvarea informației și oferă în acest sens acces multi-utilizator, optimizând timpul de lucru:
• Programul dispune de o interfață simplă, pentru aranjarea căreia sunt propuse 50 de versiuni de design, iar angajatul poate alege versiunea pe care o dorește.
• Programul oferă posibilități extinse pentru dezvoltarea rețelei de filiale, integrând activitățile într-o rețea informațională comună cu administrare centralizată la distanță;
• Programul funcșionează fără conexiune la internet, dacă angajatul lucrează în rețea locală și necesită conectare la internet, dacă angajatul lucrează la distanță;
• Programul îmbunătățește calitatea activității de atragere a clienților, măsurând eficacitatea instrumentelor de publicitate și oferind posibilitatea de a le alege pe cele mai productive;
• Programul pregătește pentru conducerea companiei rapoarte analitice despre toate etapele lucrărilor curente, datorită cărora sunt eliminați factorii negativi, care reduc veniturile companiei;
• Programul oferă control asupra cheltuielilor, evidențiază într-un fișier separat informația detaliată pe fiecare articol, furnizând un raport privind „ponderea” fiecăreia în raport cu cheltuilelile totale;
• Programul gestionează plățile, le distribuie pe conturi și metode de plată, informând operativ datele despre soldurile curente de la orice casierie și cont bancar;
• Programul calculează salariile angajaților companiei, luând în calcul volumul lucrărilor efectuate, pe care tot el le înregistrează atunci când sunt finisate;
• Programul reduce supraîncîrcarea depozitelor, identificând produsele care nu sunt cerute pe piață și propunând prețuri raționale pentru acestea, pentru eliminarea operativă a stocurilor de mărfuri nelichide;
• Programul stabilește controlul asupra circulației valorilor materiale, înregistreaă fiecare operațiune cu acestea și elaborează facturi în funcție de transfer;
• Programul include o unitate de plată automată pentru acceptarea plăților către companie, fixează metodele de plată: numerar prin casierie, fără numerar prin bancă, terminal Qiwi;
• Programul reduce costurile de timp dacă angajații fac raportări privind lucrul efectuat, oferind forme electronice comode și salvând datele pentru orice termen necesar.